OS X 메일 앱과 미리 알림 앱을 연동시켜 '인박스 제로' 구현하기

요즘 '인박스 제로(Inbox Zero)' 개념을 구현해 생산성을 끌어올린 이메일 클라이언트를 많이 만나볼 수 있습니다.

받은 편지함에 처리해야 할 이메일이 하나도 없는 상태로 하루를 마감하는 데 도움을 주는 여러 가지 편리한 기능을 내세워 메일 업무가 많은 직장인의 눈길을 사로잡고 있죠. 당장 처리할 필요가 없는 이메일에 타이머를 달아 내일∙다음 주∙다음 달에 다시 알려주거나, 이메일을 마치 해야할 일(To Do) 목록처럼 만든 후 우선 순위에 따라 처리해 나가는 기능 등 방식도 다양합니다.

OS X에 내장된 '메일(Mail)' 앱도 그동안 많은 발전이 이뤄졌지만, 이런 생산성 향상 기능이 다른 메일 클라이언트에 비하면 많이 뒤처진 것도 사실입니다. 이메일을 내용이나 보낸 사람에 따라 분류하는 데만 초점이 맞춰져 있을 뿐, 메일을 단시간 내 처리할지, 내일 혹은 일주일 뒤에 처리할지 우선순위를 정하고 관리하는 기능이 전무한 상태입니다. 결국 보다 생산성 있게 이메일을 처리하고 싶은 사람들을 다른 이메일 클라이언트로 내몰고 있죠.

그런데 뜻밖에 기본 메일 앱에서도 인박스 제로를 구현할 방법이 있었습니다.

바로 'moritzregnier'라는 개발자가 제작한 애플스크립트로 '메일'과 '미리 알림' 두 앱을 끈끈하게 연동시키는 방법입니다.

※ 참고 자료
∙ GitHub - Create reminder from mail for Mac OS X

기본적으로 메일 앱에 있는 어떤 메시지를 '미리 알림'에 추가하는 동시에 날짜를 설정하면, 그날 알림을 띄워주는 원리인데요. 초기 설정이 다소 복잡하지만, 일단 설정만 완료하면 누구나 술술 사용할 수 있을 정도로 사용 방법이 직관적입니다. 두 기본 앱을 토대로 한 시너지 효과도 상당하고, 비용도 전혀 들지 않아서 많은 분께 추천할 만합니다.

OS X 기본 앱만으로 '인박스 제로'에 도전하고 싶은 분은 지금 한번 적용해 보시기 바랍니다.

초보자도 쉽게 따라 하실 수 있도록 아래쪽에 사전 준비와 스크립트 설치, 사용 방법에 대해 상세히 정리했습니다.

사전 준비단계

1. 메일 앱을 실행한 뒤 환경설정 > 계정 탭 을 열어줍니다. 미리 알림과 연동할 이메일의 계정 정보를 보면 '설명'이라는 항목이 있습니다. ▼

예시에서는 'iCloud'로 적혀 있는데 'Google' 'Naver' 'Daum' 등 사용자에 따라 설명이 다를 수 있습니다. 뒷 부분에 이 정보가 필요하니 '설명'에 무엇이 적혀 있는지 잘 기억해 두세요.

2. 미리 알림 앱을 열고 왼쪽에서 목록 추가 버튼을 클릭한 다음 적당한 이름으로 새로운 목록을 추가하세요. 예시에서는 'Email Reminders'라는 이름을 적어보았습니다. ▼

Automator 서비스 만들기

1. 응용 프로그램 폴더에 있는 'Automator'를 실행한 뒤 도큐멘트 유형 선택에서 '서비스'를 클릭하세요.

2. 창 오른쪽 위에 있는 '서비스가 받는 항목'은 '입력 없음'으로, 선택 항목 위치는 'Mail' 앱을 선택합니다. ▼

3. 검색창을 이용해 '응용 프로그램 실행'이라는 항목을 찾아줍니다. 그리고 이 항목을 작업 공간으로 끌어놓습니다. ▼

4. 'AppleScript 실행'의 텍스트 필드에 있는 내용을 모두 지우고, 이 ➥페이지에 있는 스크립트를 텍스트 필드에 붙여넣으세요. * command + A → command + C → command + V 키를 사용하면 편리하겠죠? ▼

5. 이제 자신의 환경에 맞게 코드 2줄을 수정해야 합니다.

∙ 코드에서 set Work1AccountName to “Work” 라는 첫 번째 라인을 찾습니다.
∙ "Work"라는 부분을 이메일 계정의 설명란에 적혀 있던 텍스트로 고쳐 적으세요. 예) "Work" → "iCloud"
∙ 바로 밑에 set Work1RemindersList to “Work” 라는 두 번쨰 라인이 있습니다.
∙ "Work"를 미리 알림에 추가한 목록 제목으로 바꾸어줍니다. 예) "Work" → "Email Reminders"
∙ 모든 작업을 위 사진과 같은 모습이 됩니다.

덧. 이메일 계정을 여러 개 사용하는 분은 최대 6개까지 위와 같은 방법으로 계정을 등록할 수 있습니다. 상기 코드 아래 있는 라인(Personal숫자AccountName, Personal숫자List)에 각각의 메일 계 설명과 미리 알림 목록의 제목을 적어주시면 됩니다.

6. 코드까지 편집했으면 command + S 키를 입력해 서비스를 적당한 이름으로 저장합니다. ▼