카카오톡, 슬랙을 비롯한 다양한 메신저와 소셜네트워크 등 다양한 소통 방식이 생기면서 과거보다 이메일 사용량이 많이 줄었습니다. 이제 아무리 먼 곳에 있는 사람이라도 메일보다 메신저나 페이스북을 매개로 소통을 하는 경우가 많아졌죠. 하지만 여전히 비즈니스 영역에서 이메일은 중요 소통 수단이며, 실제로 많은 사람들이 이메일을 사용해 업무를 처리합니다.
업무용 이메일을 작성할 때 지켜야 할 여러 가지 덕목이 있다는 것 다들 잘 알고 계실 겁니다.
그 중 하나가 메시지 끝에 '서명'을 삽입하라는 것입니다. 영어로는 보통 'mail signature' 혹은 'mail footer'라고 부르는데, 어렵게 생각할 것 없이 메시지 끝에 꼬리말처럼 붙는 내용입니다. 보통 여기에 회사명과 전화번호, 주소 등을 넣어 메일을 받는 사람이 자신에게 보다 쉽게 연락을 취할 수 있도록 도와주는 역할을 하게 됩니다. 요즘은 서명란에 자신이 좋아하는 격언을 적어넣거나, 페이스북이나 트위터, 링크드인 등 다른 소통 수단의 링크를 걸어놓는 경우도 어렵지 않게 볼 수 있더군요.
대부분의 이메일 클라이언트는 여러 종류의 서명을 미리 만들고 상황과 상대방에 따라 고를 수 있게 돼 있습니다. 예를 들어, 직장 동료에게 보내는 이메일과 클라이언트에게 보내는 이메일, 또 가족에게 보내는 이메일마다 각기 다른 서명을 첨부할 수 있는 기능을 제공합니다. (고객에게 보내는 이메일 끝에 '당신의 영원한 사랑이'라는 서명을 써서는 안 될 거고, 가족에게 보내는 이메일에 '검토 후 회신 바랍니다'라는 서명을 써선 안 되겠죠.)
당연히 OS X에 내장된 메일 앱에서도 여러 가지 서명을 만들고 관리하는 기능이 탑재돼 있습니다. 또한 iOS용 메일에서도 다소의 제약이 있지만 동일한 방법을 적용할 수 있는데요. 이번 포스트를 통해 두 운영체제에서 서명 기능을 사용하는 방법을 간단히 알아보겠습니다.
OS X Mail 앱에 서명 추가하기
1. 메일 앱을 실행합니다.
2. 환경설정을 열고 서명 탭으로 이동합니다. 맨 왼쪽 단에는 메일 계정이 열거되어 있고, 가운데 단에는 각기 다른 서명을 구분할 때 사용하는 제목이 표시됩니다. 맨 오른쪽은 서명에 담을 메시지를 적는 부분입니다. 저는 아래 사진과 같이, 여러 종류의 서명을 미리 만들어 놓고 상황에 맞춰 바꿔가며 사용하고 있습니다.
3. 여기에 새로운 서명을 추가해 보겠습니다. 왼쪽 단에서 서명을 등록할 계정을 선택한 다음 '+' 버튼을 눌러 서명의 이름을 입력합니다. ▼
참고로 왼쪽 단에서 'iCloud' 메일 계정을 선택하면, 아이클라우드를 통해 모든 서명이 공유되기 때문에 같은 계정을 사용하는 다른 맥에서도 해당 서명을 사용할 수 있게 됩니다. 맥을 한 대만 사용하신다면 '모든 서명'을 선택해도 무방합니다.
4. 이제 해당 서명의 내용을 적절히 편집할 차례입니다.
무엇을 작성할 것인지는 순전히 개인의 몫이지만, 보통 회사명과 회사주소, 전화번호 등 메일을 받는 사람이 연락을 취할 때 필요한 정보는 기본으로 작성하는 것이 좋습니다. 추가로 개성을 나타내는 문구나 홈페이지 주소, 소셜네트워크 계정 링크 등을 걸어주는 것도 좋습니다. 또 해외에 있는 클라이언트와 이메일을 자주 주고 받는다면 시간대를 적어주는 것도 많은 도움이 됩니다. ▼
5. 서명에서 강조하고 싶은 부분이 있을 때는 문서를 꾸미는 것처럼 서체 윈도우를 이용해 텍스트에 볼드체나 색상을 입힐 수 있습니다. 메뉴 막대 > 포맷에서 '서체 보기'를 선택하거나, 키보드의 command + t 키를 누르면 서체 윈도우가 열립니다. ▼
일단, 예시 삼아서 회사명의 크기를 키우고 볼드체를 적용해보았습니다. 필수는 아니지만 서체도 바꾸어 보았는데요. 받는 사람의 환경을 고려해 호환성이 좋은(여러 운영체제에 포함돼 있는) 서체를 고르실 것을 권장합니다.
6. 이제 홈페이지와 메일에 링크를 추가해 볼까요? 서명에서 링크를 걸 텍스트를 선택한 뒤 마우스 오른쪽 키를 눌러 컨텍스트 메뉴를 띄우고, '연결' 메뉴의 하위 항목인 '링크 추가...'를 선택합니다. ▼
7. 입력 상자가 나오면 해당 링크에 대한 인터넷 주소를 적어줍니다. ▼
8. 서명에 추가로 소셜 네트워크나 메일 주소를 적어놓았으면 링크를 마저 걸어줍니다. ▼
9. 자! 이것으로 첫 번째 서명이 완성되었습니다. 이제 위와 같은 방법을 반복해 상황에 맞는 서명을 원하는 만큼 만들어줍니다.
한 가지 첨언하자면 요즘 서명에 이미지는 잘 사용하지 않는 편입니다. 받는 사람의 PC 환경에 따라 이미지가 제대로 표시되지 않을 가능성이 있기 때문입니다. 저의 경우 클라이언트에게 보내는 이메일에는 텍스트 기반의 서명을 사용하지만, 가까운 지인이나 동료에게 메일을 보낼 때는 연락처 대표 사진으로 사용하라고 프로필 사진을 첨부하곤 합니다.
서명란에 이미지를 추가하고 싶으면 이미지 파일을 끌어다 서명란에 떨구어 넣어주면 됩니다. ▼
OS X Mail 앱에서 서명 사용하기
이제 이렇게 만든 서명을 메일에 삽입할 차례입니다. 메시지 작성창 오른쪽을 보면 '서명' 메뉴가 있습니다. ▼
메일 작성 후 이 메뉴를 열고 여러 서명 중에서 상황에 맞는 서명을 고르면 끝입니다. 반대로 메일 끝에 서명을 삽입하고 싶지 않을 때는 메뉴에서 '없음'을 선택하면 됩니다. 간단하죠? ▼
iOS Mail 앱에 서명 추가하기
OS X 메일 앱과 달리 iOS 메일 앱은 메일 계정 하나당 서명을 하나만 사용할 수 있습니다.
즉, 상황에 맞춰 서명을 사용하기가 어렵기 때문에 여러 분야나 용도로 널리 쓸 수 있는 서명을 작성하는 것이 좋습니다. 단, 일종의 매크로 기능인 '텍스트 대치' 기능을 적절히 활용하면 메일 계정 하나당 서명을 하나만 등록할 수 있는 부분을 어느정도 보완할 수 있습니다. 앞서 별도의 포스트로 텍스트 대치 기능에 관해 자세히 소개해 드린 적이 있으니 이번 기회에 같이 참고하시면 도움이 되실 겁니다.
서명 기능과 관련해 iOS 메일 앱의 또 다른 단점은 OS X과 비교해 서명 편집 기능이 상당히 부실하다는 점입니다. iOS 메일 앱에서도 다양한 정보가 담긴서명을 사용하고 싶은 분들에게 한 가지 좋은 방법을 권해 드립니다. 바로, OS X 메입 앱에서 작성한 서명을 메일에 삽입한 뒤, 자기 자신에게 보내는 것입니다.
1. iOS 메일 앱으로 메일을 연 다음 서명난을 통째로 클립보드에 복사합니다. ▼
2. 설정 앱 > Mail, 연락처, 캘린더 > 서명으로 이동합니다. ▼
3. 메일 계정을 선택한 뒤 서명란 안에 클립보드를 붙여넣습니다. ▼
4. 이제 iOS 메일 앱에서 새로운 메시지를 작성할 때면 어김 없이 메시지 끝에 서명이 삽입됩니다. ▼
어떻게 잘 둘러보셨나요?
이미 오랜 경험을 통해 서명 기능을 능수능란 하게 잘 활용하는 분도 계실 테고, 또 서명이 삽입된 메일을 받아보기는 했는데 어떻게 쓰는건지 잘 모르셨던 분도 계실 듯한데요. 이번 포스트가 이런 분들께 복습의 기회이자 좋은 참고 자료가 됐으면 합니다. 중요한 업무를 이메일로 처리하는 직장인뿐 아니라, 교수님과 동료들에게 중요한 과제를 전달하는 학생뜰도 오늘부터 메시지 끝에 '서명'을 달아 보내보세요. 상대방을 배려하는 작은 차이가 큰 결과로 나타나기 마련입니다.
참조
• Apple - Mail (El Capitan): 서명 환경설정
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