요즘 이메일 메시지를 GTD 방식으로 처리하는 메일 클라이언트가 좋은 반응을 얻고 있습니다. 맥용 메일박스(MailBox)와 메일파일럿(MailPilot)이 좋은 예가 될 것 같은데요, 당장 답장을 보내거나 행동을 취해야 할 이메일, 그리고 당장은 아니지만 언젠가 처리해야 할 이메일을 분류해 업무 생산성 향상을 꾀하고 있습니다.
OS X에 내장된 메일 앱도 깃발과 VIP, 즐겨찾기 메일상자 등을 적절히 사용하면 이와 비슷한 효과를 얻을 수 있지만, 그럼에도 제때 처리하지 못하는 이메일이 있어 간혹 곤혹을 치르곤 합니다. 깃발을 달아놓아도 한참이 지난 후에야 아차 하며 메일과 관련된 업무를 허겁지겁 시작하기 일쑤죠.
특정 기간 안에 확실히 처리해야 할 이메일이 있을 때는 멀리 돌아갈 필요 없이 미리알림 앱과 캘린더 앱이 매우 훌륭한 해결책이 될 수 있습니다.
미리알림에 이메일 메시지 등록하기
받은 편지함에 주의를 기울여야 하는 이메일 메시지가 날라오면 미리알림 앱을 사용해보세요. ▼
메일에서 미리알림으로 이메일 메시지를 끌어놓은 후 날짜를 지정하면, 독 막대의 숫자 배지와 알림 센터를 통해 처리해야 할 메일이 있다는 것을 계속 상기시켜줍니다. 아이클라우드를 통해 iOS 기기로도 동기화되므로 외부에 있을 때도 알림을 받을 수 있게 됩니다. 필요한 경우 위치 기반의 알림을 걸어두는 것도 가능합니다. ▼
캘린더에 이메일 메시지 등록하기
캘린더 앱에도 이메일 메시지를 등록할 수 있습니다. 미리알림처럼 따로 날짜를 지정해 줄 필요 없이 곧바로 특정 날짜나 시간대로 드래그 하면 되니 어떤 면에서 더 편리하다고 할 수 있습니다. ▼
미리알림에 메시지를 등록했을 때와 마찬가지로 예정일이 다가오면 알림센터의 '오늘' 보기 탭을 통해 확인할 수 있게 되고, 또 당일에는 알림 배너를 통해 사용자에게 고지합니다. 결국 무심코 지나칠래야 지나칠 수 없게 만듭니다. ▼
이처럼 맥 운영체제에 내장된 두 앱만으로도 기한 내 꼭 처리해야 할 이메일, 또는 특정 날짜부터 진행해야 할 이메일을 효과적으로 관리할 수 있습니다. 다만 이런 메일이 한 두개가 아니라면, GTD 방식의 메일 클라이언트 사용을 고려하는 것도 업무를 효율적으로 수행하는 좋은 방법이 될 것입니다.
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